Selain menjadi sarana komunikasi, surel juga bisa didayagunakan sebagai media pemasaran jasa. Temukan lima poin yang perlu diperhatikan agar komunikasi surel Anda menjadi efektif.
Surel adalah salah satu media komunikasi yang paling umum digunakan. Bahkan ada beberapa negara yang menjadikan surel sebagai media komunikasi utama mereka. Terlepas dari itu, surel memang menjadi media yang efektif untuk bertukar pesan sekaligus berbagi berkas.
Dunia bisnis tentu tak lepas dari penggunaan surel. Malah, surel menjadi andalan karena mampu memuat banyak teks, tanpa kehilangan esensinya sebagai pesan formal. Bisnis alih bahasa tak luput dari kebutuhan menggunakan surel. Seperti bidang-bidang pekerjaan lainnya, bisnis alih bahasa membutuhkan surel untuk mencari klien, melamar pekerjaan, mengikuti tender proyek terjemahan, dan komunikasi lanjutan jika semua sudah berjalan.
Tidak perlu keahlian khusus untuk membuat surel – siapa pun bisa. Namun, dalam dunia bisnis dan kerja profesional, surel adalah satu dari banyak hal yang perlu diperhatikan. Bahkan, beberapa perusahaan sampai memberikan pelatihan untuk para karyawannya agar mereka dapat membuat surel yang efektif karena, dengan begitu, perusahaan mampu memberi gambaran dan menyuguhkan penawaran terkait produk dan/atau jasa mereka kepada (calon) konsumennya.
Penerjemah dan/atau juru bahasa pemula dapat menggunakan surel sebagai sarana promosi yang efektif. Alangkah baiknya jika Anda meluangkan waktu untuk menyiapkan terlebih dahulu semua kebutuhan komunikasi surel untuk tujuan ini, misalnya resume, sertifikat kursus, sertifikat pencapaian (jika ada), portofolio atau sampel terjemahan, dan informasi tarif Anda.
Menyiapkan templat surel pun akan sangat bermanfaat karena, ketika tiba saatnya untuk membalas surel dari (calon) klien, Anda siap. Ingat, responsivitas adalah salah satu kesan baik yang membekas di benak konsumen. Bahkan, untuk kasus tertentu, misalnya tender, tanggapan cepat dapat menjadi penentu berhasil atau tidaknya kita mendapatkan bisnis yang ditawarkan.
Untuk memudahkan Anda dalam mengeksekusi segala ihwal per-surel-an dengan (calon) klien, Anda mungkin membutuhkan panduan agar tidak salah ambil sikap. Simak lima hal penting berikut ini:
- Sembunyikan ‘kesan butuh’. Ya, Anda butuh klien dan pekerjaan tetapi cobalah untuk menyembunyikan kesan tersebut dalam surel yang Anda kirim. Bersikaplah tenang, tidak terburu-buru, dan sampaikan semua dengan baik layaknya seorang profesional.
- Kemampuan berbahasa seseorang tercermin dari cara dia berkomunikasi, termasuk dalam bentuk tulisan seperti surel. Jadi, sempurnakan bahasa dan narasi surel Anda karena, dari hal sesederhana surel, (calon) klien dapat memprediksi seperti apa cara dan hasil kerja Anda.
- Gunakan perspektif pembaca saat Anda menulis surel. Coba renungkan pertanyaan ini: Surel seperti apa yang ingin Anda baca dari penyedia jasa yang sedang mencoba menawarkan produk/jasanya kepada Anda? Tidak semua (calon) klien punya waktu yang melimpah untuk membaca surel. Karena itu, prioritaskan informasi penting sedari awal paragraf isi, dengan singkat, padat, dan jelas.
- Kecepatan membalas surel juga perlu diperhatikan. Cepat boleh saja. Namun, ada baiknya jika Anda memberi jeda waktu sebelum membalas. Hal ini dilakukan untuk memberi kesan bahwa Anda tidak terburu-buru (sebaiknya memang tidak terburu-buru) dalam mengambil keputusan dan bahwa Anda mencurahkan waktu untuk memahami dengan baik isi dari komunikasi tersebut.
- Selia isi surel Anda dengan membacanya kembali sebelum mengeklik tombol ‘Kirim’. Kita adalah pekerja bahasa. Karena itu, demonstrasikan kepiawaian berbahasa Anda lewat muatan surel yang memikat, efektif, dan bersih dari galat kebahasaan.
Mengirim surel sebetulnya bukan perkara sulit. Akan tetapi, tidak berarti ini boleh disepelekan. Belajar dari isi surel pemasaran/promosi yang kita terima pun bisa jadi salah satu metode dalam menemukan dan/atau mengembangkan strategi penulisan surel kita. Catat ungkapan menarik dan relevan yang Anda temukan. Lalu terapkan pada saat Anda menuliskan surel berikutnya.
Selamat mencoba!
